1. Cấu trúc một mẫu email chuẩn

Trước khi bắt đầu viết email bất kỳ, các bạn cần nắm rõ về cấu trúc chuẩn của nó. Hiểu rõ những nội dung và phần thông tin cần có sẽ giúp bạn tạo ra được một mail chuyên nghiệp.
Cấu trúc cho một email chuẩn bao gồm:

• Tiêu đề
• Địa chỉ email người nhận
• Lời chào đầu email
• Nội dung chi tiết của email sẽ có phần mở, thân và kết
• Chèn thêm ảnh, liên kết hoặc file tập tin đính kèm.
• Chữ ký email, kèm thông tin liên hệ.

2. Hướng dẫn các bước viết email

Bạn chưa từng viết mail, hoặc đã viết những hoàn toàn sai lệch với quy chuẩn theo yêu cầu? Vậy hãy đọc ngay hướng dẫn chi tiết cách viết từng phần trong Email như sau:

Đặt tiêu đề cho email

Phần tiêu đề chính là thông tin nhằm thông báo cho người nhận biết được vấn đề trong mail truyền tải. Từ đó có thể thu hút người nhận nhìn thấy email của bạn đầu tiên trong hàng trăm thư gửi đến hòm thư của họ. Nó cũng chính là nội dung quan trọng nhất để email của bạn được mở ra chứ không bị xóa hoặc lướt qua khi người nhận check email của họ.

Khi đặt tiêu đề, các bạn cần chọn lựa thật kỹ từ ngữ nhằm thông báo một cách bao quát nhất cho người nhận. Bạn tuyệt đối không để trống phần tiêu đề hoặc nội dung không rõ ràng. Bạn hãy viết bằng tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh để tránh bị lỗ phông chữ.

Gửi lời chào – lý do viết email

Lời chào mở đầu email rất quan trọng, tuỳ thuộc vào đối tượng người nhận mà bạn nên chọn cách mở lời khác nhau. Chẳng hạn như:

• Đối với trường hợp người nhận và bạn có sự thân thiết: Có thể gửi lời chào như: “Chào bạn, chào người anh em, xin chào,…
• Đối với trường hợp người nhận là người nước ngoài: Bạn có thể gửi lời chào nhẹ nhàng như Hi Ana, Hi Mark,…
• Đối với trường hợp cần sự lịch sự, trịnh trọng: Bạn nên dùng những lời chào như: Dear Mr James, Dear Miss Lona,…
• Đối với Việt Nam thì các bạn nên dùng với “kính gửi”.

Cách trình bày lời chào bạn cần lưu ý theo cấu trúc sau: [Từ chào] + [Tên riêng người nhận] + [dấu phẩy].

Ví dụ như:

• Hi Hằng,
• Dear Jessica,
• Chào em Hana thân quý,

Cách viết email chuyên nghiệp

Viết nội dung email Tuỳ vào dạng email bạn gửi cho người nhận với mục đích gì mà sẽ triển khai nội dung sao cho phù hợp. Chẳng hạn email phục vụ công việc, từng thời điểm phát sinh sẽ có cách viết mail với nội dung tương thích.

Còn nếu bạn là người đầu tiên tạo email để trình bày cho một vấn đề nào đó thì cách viết email phần nội dung sẽ dựa trên mục đích, tính chất công việc để triển khai sao cho hợp lý. Một email chuẩn về nội dung sẽ phải có đầy đủ 3 phần là: Mở, thân và kết.

• Đối với mở đầu thư: Trình bày ngắn gọn vấn đề một cách rõ ràng và cụ thể để người nhận hiểu sơ bộ về nội dung.
• Đối với thân thư: Đề cập đến các vấn đề cụ thể, nó có thể là giải pháp, cách giải quyết, phương án hoặc nhận định của bạn.
• Đối với kết thư: Đề cập đến yêu cầu về nhận phản hồi, hoặc đóng góp từ phía người nhận. Đôi khi nội dung cuối email cũng là một số câu hỏi yêu cầu người nhận trả lời,…

Đó là đối với email đầu khi viết, còn từ những email sau sẽ là thư phản hồi. Các bạn chỉ cần vào thẳng vấn đề và không cần giải thích dài dòng việc gửi email. Lúc này email phản hồi của bạn nên có sự dễ hiểu, dễ đọc, ngắn gọn, đủ ý và đảm bảo mục đích hướng đến.

Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm

Trong email công việc, hay email ứng tuyển thì file đính kèm rất quan trọng. Nó sẽ được gắn vào cuối email để người nhận có thể tải xuống xem nội dung. Nó như tài liệu để bổ sung thêm cho nội dung trong email được đầy đủ hơn. Vì vậy hãy kiểm tra số lượng tệp xem đã đầy đủ hay chưa trước khi gửi.

Bên cạnh đó bạn cũng nên đổi tên file đính kèm đó giống với tiêu đề của mail. Làm như vậy sẽ giúp bạn có thể tìm kiếm lại file một cách dễ dàng hơn trong lưu trữ.

Tạo chữ ký email

Chữ ký trong email rất quan trọng, nó là phần thể hiện “bạn là ai”, “bạn đến từ đâu”. Một chữ ký đúng cách sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân hơn đó bạn nhé!

Hãy cài đặt phần chữ kỹ này cho tài khoản email của bạn với cấu trúc sau:

• Lời cảm ơn.
• Họ và tên đầy đủ của chủ sở hữu email.
• Chức vụ hoặc vị trí công tác hiện tại.
• Số điện thoại đang sử dụng.
• Địa chỉ email.
• Phương thức liên hệ khác: Zalo, skype, whatsapp,…

3. Những lưu ý khi viết và gửi email

Để email của bạn thêm chuẩn chỉ và chuyên nghiệp cần bỏ túi một số lưu ý như sau:

Nghĩ trước khi viết

Khi ngồi vào máy chuẩn bị viết email, các bạn đừng quá vội vàng viết ngay. Bạn nên dành thời gian từ 1 – 3 phút, thậm chí là nhiều hơn để suy nghĩ trước khi viết. Bạn cần trả lời được các câu hỏi như: Tại sao bạn lại gửi email này? Mục đích bạn gửi mail này là gì? Bạn muốn nhận được gì từ người nhận? Email này có thực sự cần thiết phải gửi đi hay không? Xác định được vấn đề qua những câu hỏi trên giúp bạn không bị lãng phí thời gian khi viết.

Đặc biệt, bạn sẽ biết nên bắt đầu từ đâu và triển khai như thế nào cho thư điện tử bạn sắp viết.

Viết email đơn giản, ngắn gọn

Khi bạn triển khai nội dung trong bài cần ngắn gọn, đơn giản. Điều này giúp người nhận có thể hiểu được vấn đề bạn muốn đề cập và truyền tải như thế nào. Đồng thời, bạn cũng không làm mất thời gian của họ.

Sử dụng dòng Subject

Bạn nên tận dụng dùng Subject để đặt tiêu đề cho email nổi bật và tránh bị nhầm là thư rác. Tốt nhất bạn hãy đặt tiêu đề theo hướng dẫn đã chia sẻ ở trên để có một nội dung chuẩn và thu hút người nhận.

Ngoài ra các bạn cũng nên tận dụng tính năng Cc và Bcc để có thể điền thêm tên của các đối tượng nhận mail. Như vậy, cùng lúc bạn chỉ cần soạn 1 nội dung mà có thể gửi đến nhiều người, rất tiện lợi cho công việc.

Đặt cấu trúc cho email

Cách viết email chuẩn cần áp dụng đúng cấu trúc đã được chúng tôi chia sẻ ở trên khi triển khai. Nó chính là cách để bạn tạo nên một email chuyên nghiệp trong mắt người nhận. Đồng thời, cho họ thấy được nội dung thông tin có đáng tin cậy không.

Tránh những từ ngữ, cấu trúc khó hiểu

Khi viết thư điện tử, ngoài việc viết ngắn gọn thì bạn cần tránh viết tắt. Chẳng hạn như: Bn, mk, nv, bik, đk,…

Viết email sử dụng phong cách ngôn ngữ cá nhân sẽ khiến người đọc khó hiểu nội dung bạn muốn truyền tải. Không những vậy, nó còn khiến người đọc cảm nhận được sự thiếu nghiêm túc, đặc biệt khi gửi mail cho khách hàng, đối tác.

Cấu trúc cũng phải có đầu, có đuôi, bạn không nên biết cốc lốc, thiếu chủ ngữ, hay đảo lộn nội dung. Nó sẽ gây khó hiểu và không đạt được hiệu quả như mong muốn ở người nhận.

Luôn kiểm tra lại email trước khi gửi

Lưu ý cuối cùng cho bạn là luôn phải xem lại email của mình trước khi gửi đi. Rất nhiều người có thói quen gửi luôn thư sau khi soạn, hãy tập dần tác phong đọc lại nội dung trước khi gửi. Nó sẽ giúp bạn phát hiện ra những chỗ chưa đúng hoặc sai sót để sửa đổi kịp thời.

Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra xem số lượng file đính kèm đã đủ hay chưa, tên email người nhận đã chuẩn xác chưa trước khi gửi nhé!